Sullo schermo della sala riunioni compare una tabella di quaranta righe, con le attività del progetto, il nome di chi le segue e due colonne di date. Per capire se il collaudo cade prima o dopo l’arrivo dei materiali bisogna scorrere la tabella su e giù e confrontare i giorni a mente, così che la discussione rischia di arenarsi sulla domanda più semplice, cioè quando si finisce.

Il diagramma di Gantt serve a rispondere proprio a questa domanda. Ogni attività diventa una barra orizzontale appoggiata su una linea del tempo, lunga quanto la sua durata, e in questo modo sovrapposizioni, attese e scadenze si vedono subito, senza fare calcoli. Per costruirne uno non occorre un programma di project management, dal momento che bastano un elenco ragionato delle attività e un po’ di metodo nel disegnarle.

Prima del disegno viene l’elenco delle attività

Il lavoro comincia lontano dal grafico, con la scomposizione del progetto in attività abbastanza piccole da poter essere affidate a una persona e dichiarate concluse. Per un convegno, per esempio, «organizzare l’evento» è un’etichetta troppo vaga, mentre prenotare la sala, spedire gli inviti, raccogliere le iscrizioni e stampare i badge sono passaggi che qualcuno può portare a termine in una data precisa.

A ogni attività si assegna poi una durata in giorni lavorativi. Una regola pratica è spezzare ancora quelle che superano un paio di settimane, perché in un’attività lunga i ritardi emergono tardi, quando le fasi successive sono ormai partite.

Dove si disegnano le barre quando manca un programma apposito

Con l’elenco pronto, una delle strade più semplici passa da Excel o da un altro foglio di calcolo. Si scrivono in tre colonne il nome dell’attività, la data d’inizio e la durata, poi si crea un grafico a barre in pila e si rende trasparente la serie delle date d’inizio, che serve soltanto a spostare ogni barra al giorno giusto.

Il foglio di calcolo basta finché il diagramma resta uno strumento di chi coordina il lavoro, che lo apre e lo corregge anche ogni giorno. Quando invece il cronoprogramma deve essere mostrato a un comitato o a un committente, finisce quasi sempre dentro una presentazione, dove ricomporlo a mano con rettangoli e caselle di testo richiede parecchio tempo e costringe a rifare tutto alla prima data spostata. Conviene quindi sapere fin dall’inizio dove verrà proiettato, e scegliere un modo di costruirlo che permetta di aggiornare le date senza ridisegnare la grafica. Il grafico preparato nel foglio di calcolo si può incollare nella slide mantenendo il collegamento ai dati, oppure si parte da un modello già impostato per PowerPoint. C’è infine chi genera le barre direttamente dentro la presentazione con un componente aggiuntivo, e fra le soluzioni di questo tipo si trova il componente aggiuntivo per PowerPoint di MLC, che fra i suoi grafici speciali comprende proprio il Gantt e permette così di costruirlo direttamente nella slide da proiettare.

Che cosa dicono le frecce fra una barra e l’altra

Un elenco di barre mostra quando si svolge ogni attività, eppure da solo non dice quali lavori devono aspettare che un altro sia chiuso, ed è proprio da questi legami che nasce buona parte dei ritardi. Le iscrizioni al convegno si aprono soltanto dopo la spedizione degli inviti e i badge si stampano a iscrizioni chiuse, sicché basta un ritardo negli inviti per spostare a catena tutto ciò che viene dopo.

Nel diagramma questi legami si segnano con frecce che uniscono la fine di una barra all’inizio della successiva. La catena di attività dipendenti che, sommate, richiede più tempo si chiama percorso critico e fissa la durata minima dell’intero progetto, tanto che un giorno perso lungo questa catena sposta la data di chiusura, mentre un ritardo nelle altre attività può essere assorbito finché resta dentro il margine che hanno a disposizione.

Lo schema porta il nome di Henry Gantt, ingegnere statunitense morto nel 1919 che lavorò con Frederick Taylor all’organizzazione scientifica del lavoro. I suoi grafici nacquero per seguire produzione, vendite e condizioni finanziarie di un’impresa e oggi servono soprattutto a collocare nel tempo le attività di un progetto, come ricorda la voce dell’Enciclopedia Treccani dedicata a Henry Gantt.

Un cronoprogramma utile si riapre ogni settimana

Il diagramma preparato all’avvio descrive il progetto come lo si immaginava quel giorno, e dopo qualche settimana è facile che alcune barre si siano allungate. Chi lo coordina lo riprende quindi a intervalli fissi, sposta le attività in ritardo e controlla se lo slittamento tocca il percorso critico, perché soltanto in quel caso si muove anche la data finale. Una linea verticale sul giorno corrente e un colore diverso per le parti completate aiutano a distinguere ciò che è fatto da ciò che manca.

Per la riunione, poi, è meglio preparare una versione ridotta, con le attività raggruppate in non più di dodici o quindici righe e le scadenze principali in evidenza, lasciando il dettaglio completo a chi lavora sulle singole consegne. Davanti a poche barre colorate, la domanda su quando si finisce trova risposta prima ancora che qualcuno la faccia.

Domande Frequenti (FAQ)

Come si fa un diagramma di Gantt con Excel senza usare modelli?

Si prepara una tabella con tre colonne (attività, data d’inizio, durata in giorni) e si inserisce un grafico a barre orizzontali in pila. A quel punto si toglie il riempimento alla serie delle date d’inizio, si inverte l’ordine delle categorie sull’asse verticale perché la prima attività stia in alto e si regola l’asse orizzontale sulle date del progetto.

Che differenza c’è tra il diagramma di Gantt e il diagramma PERT?

Il PERT disegna il progetto come una rete di nodi e frecce e mette al centro le dipendenze e le stime di durata, spesso calcolate a partire da un’ipotesi ottimistica, una pessimistica e una più probabile. Il Gantt usa un calendario e rende più leggibile il quando. Nei progetti complessi si usano insieme, il primo per calcolare e il secondo per comunicare.

È vero che il diagramma di Gantt serve solo per i grandi progetti aziendali?

No. Anche un trasloco, la stesura di una tesi o la ristrutturazione di un bagno hanno attività in sequenza e scadenze da rispettare, e una decina di barre su un foglio di calcolo basta a capire se l’idraulico deve passare prima dell’imbianchino e quanto margine resta prima della data fissata.