Organizzare la propria giornata

La prima cosa da fare per creare una routine efficace da smart worker è organizzare meticolosamente la propria giornata. Bisogna pianificare orari e attività, stabilendo delle priorità e cercando di rispettarle il più possibile. È importante creare uno schema – magari utilizzando un’agenda o un calendario – che ripartisca il tempo tra lavoro, pause, attività domestiche e tempo libero. Una buona pianificazione è essenziale per gestire al meglio il proprio lavoro e ottimizzare le proprie prestazioni. È utile creare una tabella con gli orari di inizio e fine di ogni attività, compreso il tempo per i pasti, e cercare di attenervisi in maniera disciplinata. Meglio evitare di pianificare troppe attività consecutive senza pause: la concentrazione va rigenerata, quindi meglio intervallare il lavoro con momenti di riposo, anche brevi. Fondamentale anche imparare a dire di no a richieste estemporanee che potrebbero far saltare la pianificazione: proteggere il proprio tempo è indispensabile.

Scegliere un luogo di lavoro confortevole

Per lavorare bene da casa, è molto importante allestire uno spazio adatto alle proprie esigenze. L’ideale sarebbe avere una stanza apposita da adibire a ufficio, ma anche un angolo della casa può andare bene, purché sia tranquillo e privo di distrazioni. La postazione deve essere comoda, con una sedia ergonomica, e fornita di tutto il necessario per svolgere al meglio il proprio lavoro: computer, stampante, scanner. Un ambiente ordinato e confortevole aiuta a restare concentrati. Curare anche l’illuminazione, che non deve dare fastidio alla vista, e la temperatura della stanza. Se non si ha a disposizione un ambiente completamente isolato acusticamente, può essere utile dotarsi di cuffie o tappi per le orecchie. L’ideale sarebbe poter personalizzare la postazione con oggetti piacevoli, che aiutino a entrare nel “mood lavorativo”. Infine, fare pause regolari anche solo per alzarsi e sgranchirsi le gambe aiuta a restare attivi ed evitare dolori muscolari.

Gestire al meglio le distrazioni

Lavorando da casa è facile farsi distrarre dalle faccende domestiche, dagli impegni familiari, dalla tv o dallo smartphone. Per ovviare al problema, è bene mantenere separati gli ambiti lavoro e vita privata, ad esempio evitando di controllare le email personali durante l’orario lavorativo. Può essere utile tenere accesi solo i programmi necessari per il lavoro, silenziare le notifiche dello smartphone e indossare le cuffie per isolarsi meglio. Concentrarsi su un’attività per volta senza cedere alle distrazioni è fondamentale. Se ci si rende conto di essersi distratti su qualcosa di superfluo, meglio non innervosirsi ma semplicemente tornare gentilmente al lavoro, senza sensi di colpa. Col tempo, pian piano si affina la capacità di focalizzazione.

Fare pause regolari

Quando si lavora da casa, spesso si tende a saltare la pausa pranzo e a non staccare mai. In realtà, fare delle pause regolari durante la giornata è molto importante per mantenere alta la concentrazione e la produttività. Ogni 45-60 minuti di lavoro intensivo è bene concedersi 5-10 minuti di pausa, alzandosi dalla scrivania. Ideale anche ritagliarsi una pausa pranzo di almeno mezz’ora, per mangiare con calma e rilassare mente e corpo prima di riprendere a lavorare. Le pause servono per ricaricare le energie mentali e fisiche: anche solo guardare fuori dalla finestra per 2 minuti aiuta. Fondamentale non lavorare ore e ore senza soluzione di continuità: la qualità del lavoro ne risentirebbe.

Curare i rapporti con i colleghi

Non potendo interagire di persona con i colleghi, lo smart worker deve impegnarsi a coltivare comunque i rapporti attraverso email, telefonate e videochiamate. Fissare meeting virtuali, scambiarsi aggiornamenti su progetti e attività, chiedere e offrire supporto: tutto questo è importante per non sentirsi isolati, creare spirito di squadra e lavorare in sinergia. Bisogna quindi ritagliarsi dei momenti per la comunicazione e la socializzazione con il team. Anche una videochiamata informale per il caffè può fare la differenza. In molti team remoti poi si usando approcci relativamente innovativi come la metodologia agile, che permette ai team di restare allineati e coesi pur senza la presenza fisica.

Non trascurare il movimento fisico

Infine, per mantenersi in forma ed energici, è importante non trascurare l’attività fisica, approfittando dei vantaggi dello smart working. Inserire nella routine una sessione quotidiana di allenamento – anche solo mezz’ora di camminata, esercizi a corpo libero o yoga – aiuta a scaricare lo stress e a rimanere attivi. Se si sta molte ore seduti, è bene alzarsi ogni tanto e fare qualche movimento di stretching o un giro in casa, per non affaticare schiena e articolazioni. Prendersi cura del proprio benessere fisico migliora anche quello mentale. Fare esercizio regala endorfine e aumenta la concentrazione una volta tornati al lavoro. Se non sapete da dove iniziare stanno fiorendo una moltitudine di app pensate apposta per monitorare il remote-worker, che cercano di aiutare a migliorare vari aspetti, dal movimento alla postura al consumo di acqua.