La gestione degli incassi e dei pagamenti è fondamentale all’interno di un’azienda e uno dei suoi aspetti più critici è quello legato alle scadenze: sia in riferimento ai pagamenti che noi dobbiamo effettuare, sia quelle in relazione alle nostre entrate.

Registrare con attenzione tali movimenti permette di monitorare con attenzione i flussi di cassa, sapere con precisione quindi qual è la liquidità a cui abbiamo accesso e avere un controllo totale sulla nostra situazione finanziaria.

Organizzare tutti i passaggi può non essere semplice, ma ad oggi la tecnologia ci viene molto incontro grazie alla possibilità di usare dei software con scadenzario: strumenti che permettono di registrare in automatico le scadenze delle fatture in entrata e in uscita e di segnalarle in modo tempestivo, consentendo all’imprenditore di pianificare al meglio le proprie risorse.

Garantire la gestione ottimale del capitale operativo è alla base di ogni impresa, è ciò che fa la differenza tra il successo e le difficoltà, perché è importante saper assicurare sempre che vi sia disponibilità di fondi per coprire ogni spesa, anche le più urgenti e quelle impreviste.

In questo articolo, quindi, esploreremo in modo approfondito l’importanza di una corretta gestione degli incassi e dei pagamenti, soffermandoci sull’importanza di un buon controllo sulle scadenze e su come gli strumenti tecnologici moderni possono essere d’aiuto.

Cosa si intende per gestione incassi e pagamenti

La gestione degli incassi e dei pagamenti rappresenta un processo fondamentale per qualsiasi tipo di impresa, sia piccola che grande. Con questo termine si fa riferimento a tutta una serie di operazione legate alla registrazione, al monitoraggio e alla rendicontazione delle transazioni finanziarie.

Chi si occupa di tutto ciò ha il difficile compito di avere sempre sotto controllo i pagamenti da effettuare e da ricevere, con particolare attenzione alle scadenze perché un incasso avvenuto in ritardo significa un abbassamento del bilancio nei mesi precedenti e una liquidità a disposizione minore rispetto a quella necessaria e prevista.

Bisogna poi tenere in considerazione che effettuare un pagamento in ritardo comporta il più delle volte sanzioni e costi aggiuntivi, andando a intaccare ulteriormente la situazione finanziaria dell’azienda e il bilancio.

Chi si occupa di questa gestione non deve solo assicurare che tutti i pagamenti siano corretti ed entro limite, ma dovrà poi usare questi dati per realizzare report e fare analisi in merito a spese possibili, errori e incongruenze.

Perché è importante fare buona gestione incassi e pagamenti

Troppo spesso viene trascurata l’importanza di fare una buona gestione degli incassi e dei pagamenti, arrivando a non usare gli strumenti adatti. Non ci si preoccupa di mantenere traccia delle scadenze, sottovalutando il pericolo di effettuare o ricevere pagamenti in ritardo.

Inoltre, talvolta si arriva al punto in cui non si è nemmeno troppo consapevoli di qual è la liquidità a disposizione. Avere questa consapevolezza permette invece di prendere decisioni più informate sulle azioni future, senza rischiare di incorrere in problemi di budget.

Una registrazione precisa delle spese, degli investimenti e delle entrate permette di monitorare le risorse finanziarie disponibili, evitando sorprese e garantendo la possibilità di affrontare spese impreviste o investimenti necessari.

I ritardi nei pagamenti da parte dei clienti è un problema concreto che, se viene fatta una buona gestione, può essere facilmente risolto perché permette di accorgersene per tempo e procedere a inviare solleciti.

Un’efficace gestione contabile può, inoltre, influenzare positivamente il rating bancario dell’azienda, un valore preso in esame dalle istituzioni finanziarie al momento di concedere prestiti per valutare il rischio di insolvenza.

Un buon punteggio di rating consente di accedere più facilmente a finanziamenti e migliora la capacità dell’azienda di crescere e investire in progetti futuri.

Gestione incassi e pagamenti: gli strumenti utili

È evidente quindi che per gestire correttamente le entrate e le uscite della propria azienda sia fondamentale tenere traccia di ogni movimento e avere a disposizione un buon scadenzario.

Segnare le date con metodi più antiquati, come il calendario o un foglio excel, è oggi un rischio per via della gran mole di attività da svolgere (a cui si toglie tempo fondamentale) e la quantità elevata di informazioni con cui si ha a che fare.

La tecnologia è perciò venuta in grande aiuto con la realizzazione di software di fatturazione con scadenzario in grado di automatizzare i compiti ripetitivi. Questi programmi estraggono le scadenze dai documenti in entrata e in uscita (fatture ma non solo), le segnano all’interno dello scadenzario e le ricordano al sopraggiungere della data, tutto in automatico.

Ciò consente alle aziende di ottimizzare le proprie risorse, impiegando il tempo in attività fondamentali al business core e vedendo rassicurato il rischio di errori.

Tali software possono offrire ulteriori funzionalità, come la riconciliazione bancaria, che garantisce l’allineamento tra i movimenti contabili e quelli bancari.

L’invio di solleciti per i pagamenti e la registrazione degli incassi diventano quindi operazioni più fluide.

Affidarsi a questi metodi permette in definitiva di avere un maggior controllo della propria situazione finanziaria, perché si vede garantita la sicurezza di evitare ritardi nei pagamenti e nelle riscossioni.